Reuniões
regulares permitem que os projetos e tarefas sejam monitorados,
identificando possíveis problemas ou atrasos e ajustando o curso
conforme necessário
Conduzir
reuniões de forma eficaz é essencial para maximizar o tempo e os
recursos da equipe, garantindo que os objetivos sejam alcançados de
maneira produtiva.Para isso acontecer não basta apenas fazer um
planejamento prévio dos assuntos e pautas, mas sim executar um processo
de análise crítica de todo o contexto que envolve a convocação das
pessoas, identificar os decisores, fazer um estudo prévio do interesse e
necessidades de cada área envolvida e como suas ações podem ter um
resultado positivo no final da reunião.
Um
recurso que é escasso é o tempo, por isso, fazer uma reunião direta,
objetiva, com as pessoas que de fato precisam estar presentes, ter um
planejamento bem feito e pensar na organização do momento é fundamental.
“Da mesma forma, a participação ativa e o respeito mútuo entre os
membros da equipe também são fundamentais para o sucesso de uma reunião
eficiente”, destaca Paulo Felipe, CEO da Tagarela School.
Paulo
acrescenta que os motivos para convocar uma reunião de trabalho são
que, muitas vezes, assuntos precisam ser resolvidos rapidamente. “Enviar
um e-mail pode gerar uma lista de discussão, e-mail para cá, e-mail
para lá, o que deixa morosa a resolução da questão. Acredito que 5
minutos de uma conversa bem planejada traz mais resultados que uma
infinidade de e-mails e mensagens de WhatsApp”, completa.
Para
conduzir uma reunião é importante ter leveza, demonstrar controle do
assunto, receber as pessoas com atenção, abrir para discussão quando for
necessário,criar um ambiente favorável para as trocas de ideias e
resoluções de problemas/desenvolvimento de soluções.
Vantagens de uma reunião eficaz
- Produtividade;
- Pessoas mais engajadas;
- Agilidade;
- Alinhamento do discurso;
- Engajamento e motivação;
- Clareza nas expectativas.
É
importante que as reuniões sejam bem planejadas, tenham uma agenda
clara, sejam conduzidas de forma organizada, com tempo suficiente para
discussões relevantes, e que os resultados e ações sejam documentados e
acompanhados após a reunião. “Vale muito a pena tratar as reuniões com
profissionalismo e planejamento, todo mundo ganha”, conclui o CEO da
Tagarela School.
Fonte:
Paulo Felipe Rodrigues - CEO Tagarela School - Formado em Administração
de empresas - Empreendedor- Trainer em PNL (Programação
Neurolinguística) - Hipnoterapeuta - Professional Coach - Especialista
em Marketing. 18 anos de experiência nas áreas de marketing e
comunicação. - @paulofelipeoratoria | @tagarelaschool
Foto: Acervo Pessoal | Divulgação
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