Por Inon Neves, vice-presidente da Access
A
explosão no volume de documentos acadêmicos e administrativos tem
colocado o setor educacional brasileiro diante de um problema
estrutural: a incapacidade de organizar, proteger e acessar suas
próprias informações. Escolas, faculdades e universidades ainda operam
com acervos físicos desorganizados, arquivos digitais mal estruturados e
ausência de governança documental – cenário que compromete a eficiência
administrativa, aumenta o passivo jurídico e expõe as instituições a
riscos crescentes de sanções regulatórias e ataques cibernéticos.
Infelizmente,
as instituições de ensino brasileiras vêm sofrendo diversos ataques
digitais nos últimos anos, muitos dos quais expuseram a fragilidade na
proteção de seus documentos e dados confidenciais. Nos últimos anos há
uma onda de ataques cibernéticos contra universidades e escolas no país.
Algumas instituições de ensino ficaram, inclusive, meses sem conseguir
emitir certificados e documentos por conta dos ataques.
Em
um momento em que o MEC exige digitalização certificada e a LGPD impõe
padrões rigorosos de proteção de dados, ignorar a gestão documental já
não é mais uma falha operacional: é uma ameaça estratégica.
Riscos de uma gestão documental inadequada
A
falta de um sistema eficaz de gestão documental representa um risco
direto para a operação e a reputação das instituições de ensino. Quando
documentos críticos não são armazenados de forma segura, aumentam as
chances de perda ou extravio de registros históricos – como históricos
escolares e contratos acadêmicos. Já houve casos em que faculdades foram
condenadas judicialmente por não conseguirem localizar documentos
essenciais, gerando prejuízos aos alunos e danos à imagem da
instituição.
Além
disso, a ausência de um acervo organizado dificulta a resposta a
auditorias do Ministério da Educação. O MEC exige que as instituições
estejam preparadas para apresentar, de forma imediata, registros
acadêmicos em conformidade com normas específicas. A não observância
dessas diretrizes – como as previstas nas Portarias nº 1224/2013, nº
22/2017 e nº 315/2018 – pode acarretar sanções legais ou até a perda do
credenciamento institucional.
No
campo jurídico, falhas na custódia documental reduzem a capacidade de
defesa em disputas com alunos. Quando contratos ou registros não são
encontrados ou estão incompletos, a instituição fica vulnerável a
processos judiciais, podendo ser responsabilizada por omissão ou
negligência.
Uma
consequência perigosa da falta de governança documental e tecnológica é o
aumento da vulnerabilidade a incidentes de segurança da informação.
Arquivos digitais desprotegidos tornam-se alvos fáceis para vazamentos
de dados ou ataques cibernéticos.
Os
diversos incidentes de segurança que essas organizações têm sofrido
evidenciam uma correlação clara: falhas na gestão e na segurança da
informação amplificam a vulnerabilidade das instituições educacionais.
Governança documental profissional: um caminho estratégico
Diante
de um cenário cada vez mais regulado, complexo e vulnerável, torna-se
evidente que muitas instituições de ensino não conseguirão enfrentar
sozinhas o desafio da modernização documental. A digitalização
certificada, a organização inteligente de arquivos, a rastreabilidade de
acessos e a custódia segura de dados exigem não apenas tecnologia, mas
conhecimento técnico, infraestrutura adequada e conformidade legal.
É
por isso que cresce a busca por empresas especializadas em gestão
documental digital, que oferecem soluções estruturadas e seguras para
transformar o caos informacional em ativos organizados, auditáveis e
acessíveis. Essas parcerias permitem às instituições educacionais
cumprir exigências do MEC, adequar-se à LGPD e proteger-se contra
perdas, extravios e ataques digitais — sem desviar recursos e equipes da
sua missão principal: educar.
Mais
do que evitar multas ou mitigar riscos, investir em uma gestão
documental profissional significa aumentar a eficiência, reduzir custos
administrativos e garantir que as decisões pedagógicas e estratégicas se
apoiem em dados confiáveis e prontos para uso. Em um setor desafiado
por transformações regulatórias, orçamentárias e tecnológicas,
estruturar a informação deixou de ser uma opção — e passou a ser um
diferencial de resiliência e credibilidade.
Sobre a Access
A
Access é o maior fornecedor mundial de serviços de gestão de registros e
informações (RIM), com operações na nas Américas e Índia. Como um
provedor de soluções de ponta a ponta, com custo-benefício, que atende
todo o ciclo de vida do RIM, a Access ajuda organizações a garantir que
seus registros críticos e confidenciais, tanto físicos quanto digitais,
sejam retidos, gerenciados e processados com segurança, em conformidade
com os mandatos regulatórios. As principais soluções incluem
armazenamento externo; migração de acervo, indexação, digitalização e
arquivamento de registros digitais; e serviços de destruição segura e
BPO. Juntas, a Access e Triyam, uma empresa da Access focada em software
para arquivamento de registros eletrônicos de saúde, foram reconhecidas
16 vezes na lista Inc. 5000; várias vezes reconhecidas pela Newsweek,
incluindo a lista das Melhores Empresas da América de 2024 para
Diversidade e a designação de Melhor Empresa Digital de Saúde do Mundo; e
reconhecidas três vezes como Melhor em KLAS em Arquivamento de Dados.
Para mais informações sobre a Access, visite: https://accesscorp.com
Nenhum comentário:
Postar um comentário