Por Inon Neves, vice-presidente da Access
Nos
últimos anos, diferentes estados brasileiros têm aprovado leis que
incentivam a digitalização de prontuários médicos, estabelecendo prazos
claros para fornecimento de cópias e ampliando o direito de acesso dos
pacientes e familiares a essas informações. Essas iniciativas, alinhadas
à legislação federal existente, vêm pressionando hospitais a modernizar
seus sistemas de registro, eliminar o papel e adotar prontuários
eletrônicos para garantir compliance jurídico, segurança de dados e
eficiência operacional.
A
Lei Estadual nº 10.867/2021, do Rio Grande do Norte, foi uma das
primeiras a abordar diretamente a obrigatoriedade de fornecer um mini
prontuário ao paciente ou a seu representante legal ao final do
atendimento. Em 2023, o estado de Goiás sancionou a Lei nº 21.904, que
determina o fornecimento de cópias do prontuário médico em até 10 dias
úteis, com possibilidade de prorrogação para 20 dias mediante
justificativa formal. Mais recentemente, em 2025, o estado do Rio de
Janeiro aprovou a Lei Estadual nº 10.676/2025, que trouxe avanços
importantes ao detalhar os prazos máximos para entrega (cinco dias
corridos para cópia completa e dois dias úteis para documentos
digitais), ampliar o direito de solicitação a familiares e proibir
cobranças indevidas.
Outros
estados também estão em movimento. Em Roraima, tramita desde 2024 o PL
49/2024, que propõe acesso eletrônico ao prontuário por meio de
plataformas seguras. No Tocantins, o PL 53/2025 busca viabilizar a
criação de um sistema digital de disponibilização dos prontuários da
rede pública. Em São Paulo, o PL 108/2025 também caminha nessa direção,
embora ainda esteja em tramitação.
Esse
movimento legislativo descentralizado mostra que, mesmo com diretrizes
federais como a Lei nº 13.787/2018 e a LGPD, as leis estaduais têm
exercido um papel importante na regulação prática do acesso aos
prontuários e na pressão para que as instituições de saúde adotem
soluções de digitalização certificada, indexação estruturada, guarda
segura e rastreabilidade.
Impactos práticos para os hospitais: do papel ao digital por obrigação legal
As
novas leis estaduais e federais sobre acesso a prontuários têm impactos
diretos na operação das instituições de saúde. Atender aos prazos
legais – muitas vezes de apenas dois a cinco dias – exige mais do que
boa vontade: requer mudanças estruturais na forma como os prontuários
são armazenados e acessados.
A
primeira consequência prática é a aceleração da digitalização.
Hospitais que ainda trabalham majoritariamente com arquivos em papel
dificilmente conseguirão responder às solicitações dentro do prazo legal
sem digitalizar seus acervos. Com a nova lei do Rio de Janeiro, por
exemplo, acompanhantes já têm o direito de solicitar a digitalização dos
prontuários durante a internação – e, se o hospital não estiver
preparado, o paciente pode simplesmente fotografar os documentos. Em vez
de adiar, a migração para o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) se
torna inevitável.
Atualmente,
apenas 23% dos hospitais no Brasil usam esse tipo de sistema de forma
plena, o que revela um enorme espaço para avanço.
Mas
digitalizar não basta. Os prontuários precisam estar estruturados e
indexados para garantir que sejam localizáveis rapidamente – mesmo após
anos. Com o direito ampliado de acesso por familiares e o surgimento de
demandas por históricos antigos, é essencial contar com sistemas de
gestão documental capazes de organizar grandes volumes de informação e
integrá-los a soluções como o SUS Digital. A interoperabilidade não é
mais uma tendência: é uma exigência de conformidade.
Além
disso, a digitalização traz ganhos tangíveis ao permitir a eliminação
legal do papel. Segundo a Lei Federal 13.787/2018, prontuários podem ser
digitalizados com certificação e, depois disso, descartados. Isso reduz
o espaço físico necessário, os custos de armazenagem e os riscos de
extravio ou deterioração. Hospitais como o Heliópolis (SP) já
digitalizaram dezenas de milhares de prontuários antigos justamente para
evitar perdas irreparáveis e otimizar recursos.
Benefícios da digitalização para compliance e eficiência
Diante
das novas exigências legais e da pressão por eficiência, a
digitalização certificada de prontuários médicos deixou de ser apenas
uma resposta regulatória — tornou-se uma estratégia indispensável de
compliance e operação hospitalar.
Hospitais
que adotam sistemas digitais completos conseguem responder com
agilidade às solicitações de acesso, evitando sanções e fortalecendo a
imagem institucional. Um prontuário digital pode ser localizado em
segundos e entregue por e-mail, dentro dos prazos exigidos por leis
estaduais. Isso só é possível com um processo de digitalização
certificado, que garanta validade jurídica conforme a Lei 13.787/2018 e
normas do CFM. Além disso, ao aplicar certificação digital e armazenar
os arquivos de forma segura, a instituição se desobriga de manter o
documento físico — o que reduz custos e libera espaço.
Outro
benefício crítico é a segurança da informação. Prontuários digitais
permitem controle de acesso, rastreabilidade e criptografia — elementos
essenciais para atender à LGPD e evitar vazamentos. Do ponto de vista
operacional, a digitalização também melhora a qualidade do atendimento.
Médicos acessam rapidamente o histórico do paciente, exames e anotações,
o que evita retrabalho e permite decisões clínicas mais rápidas e
precisas. Isso reduz filas, repetições de exames e melhora o giro de
pacientes. Mesmo com o investimento inicial, os ganhos são evidentes:
economia com papel, espaço físico, pessoal de arquivo e aumento da
capacidade produtiva.
Em
conclusão, as iniciativas legislativas regionais, aliadas à legislação
federal vigente, estão impulsionando uma modernização sem precedentes
nos prontuários médicos no Brasil. Trata-se de um caminho sem volta rumo
ao hospital digital: um cenário em que pacientes, médicos e gestores
terão informação clínica acessível, segura e útil na ponta dos dedos,
substituindo pastas empoeiradas por telas eficientes.
Mais
do que cumprir a lei, essa evolução representa uma oportunidade de ouro
para o setor de saúde aprimorar sua eficiência e humanização, colocando
a tecnologia a serviço da vida. E, como costuma acontecer nas
inovações, quem sair na frente nesse processo certamente terá vantagem –
seja na gestão, seja na confiança do paciente. As leis estão dadas;
cabe agora às instituições de saúde fazerem o dever de casa e colherem
os frutos da era do prontuário digital.
Sobre a Access
A
Access é o maior fornecedor mundial de serviços de gestão de registros e
informações (RIM), com operações na nas Américas e Índia. Como um
provedor de soluções de ponta a ponta, com custo-benefício, que atende
todo o ciclo de vida do RIM, a Access ajuda organizações a garantir que
seus registros críticos e confidenciais, tanto físicos quanto digitais,
sejam retidos, gerenciados e processados com segurança, em conformidade
com os mandatos regulatórios. As principais soluções incluem
armazenamento externo; migração de acervo, indexação, digitalização e
arquivamento de registros digitais; e serviços de destruição segura e
BPO. Juntas, a Access e Triyam, uma empresa da Access focada em software
para arquivamento de registros eletrônicos de saúde, foram reconhecidas
16 vezes na lista Inc. 5000; várias vezes reconhecidas pela Newsweek,
incluindo a lista das Melhores Empresas da América de 2024 para
Diversidade e a designação de Melhor Empresa Digital de Saúde do Mundo; e
reconhecidas três vezes como Melhor em KLAS em Arquivamento de Dados.
Para mais informações sobre a Access, visite: https://accesscorp.com
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