Por Inon Neves, vice-presidente da Access
Imagine
uma investigação corporativa em que as evidências estão espalhadas por
terabytes de e-mails, planilhas e mensagens, enquanto nos corredores de
um escritório pilhas de pastas físicas se acumulam. Esse cenário é uma
constante para o setor jurídico brasileiro, pressionado por um tsunami
de dados digitais e pelo legado de documentos em papel.
Nos
últimos anos, a quantidade de dados corporativos cresceu
exponencialmente, e a tendência deve se manter. Estimativas indicam que o
volume global de informações praticamente dobra a cada dois ou três
anos, impulsionado por transformação digital, Internet das Coisas (IoT) e
análise em tempo real. Investigar fraudes ou lidar com um litígio
passou a ser como procurar uma “agulha no palheiro” – ou entre bilhões
de bytes de informação.
Advogados
e equipes de compliance agora precisam vasculhar não apenas documentos
de papel, mas também e-mails, chats corporativos, logs de sistemas e até
redes sociais em busca de evidências relevantes. O processo tradicional
de análise manual tornou-se inviável frente a essa avalanche
informacional.
Paralelamente
à explosão de dados digitais, o setor jurídico brasileiro carrega um
pesado passivo de papel. Por décadas, escritórios de advocacia e
tribunais acumularam arquivos físicos – contratos, petições, processos
judiciais inteiros em papel. Modernizar essa gestão documental implica
enfrentar a hercúlea tarefa de digitalizar volumes gigantescos de
documentos físicos – o que tem amplo respaldo na legislação, já que
desde 2020 o Governo Federal equiparou o valor jurídico de documentos
digitalizados aos originais em papel, através do Decreto nº
10.278/2020. Esse marco regulatório removeu a insegurança quanto à
validade legal de cópias digitais, ao estabelecer padrões técnicos para
que um documento escaneado tenha o mesmo efeito legal que o físico.
Em
2021, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) determinou metas graduais de
digitalização de todo o acerto físico existente. Tribunais com poucos
processos pendentes em papel (menos de 5% do total) tiveram prazo até
final de 2022 para concluir a conversão; já aqueles com grandes acervos
(mais de 40% dos casos em meio físico) têm como data-limite 31 de dezembro de 2025 para finalizar a digitalização.
Importante
destacar que as novas diretrizes não focam apenas na conversão, mas
também na gestão adequada dos documentos digitalizados. A Resolução CNJ
n° 469/2022, por exemplo, padroniza procedimentos para garantir que, uma
vez digitalizados, os processos mantenham integridade, autenticidade,
confidencialidade e sejam preservados pelo tempo necessário. Em outras
palavras, não basta virar papel em PDF; é preciso armazenar esses
arquivos de forma segura, indexada e com backups, assegurando que uma
prova digital terá a mesma confiabilidade que o arquivo físico em um
arquivo de cartório.
Barreiras para adoção da tecnologia
As
iniciativas normativas e tecnológicas criaram o ambiente propício para a
modernização, mas nem tudo se resume à tecnologia em si. Há barreiras
culturais e tecnológicas que ainda freiam a modernização plena da gestão
documental em muitas organizações jurídicas.
De
um lado, existe a cultura arraigada do papel – profissionais do Direito
acostumados a arquivos físicos, carimbos e pilhas de processos podem
demonstrar resistência à mudança e ceticismo em relação às ferramentas
digitais. Essa mudança cultural é complexa: requer tempo, treinamento e
envolvimento dos líderes. Pesquisas confirmam que esse fator humano é
crítico – 71% dos advogados brasileiros apontam a resistência à adoção
de inteligência artificial como um obstáculo no setor jurídico, de
acordo com uma pesquisa realizada pela ABES (Associação Brasileira das
Empresas de Software) e o IDC (International Data Corporation),
divulgada ano passado.
Por
outro lado, desafios tecnológicos e operacionais também se impõem.
Implementar novas soluções requer investimento em infraestrutura e
capacitação, além de integração com sistemas legados existentes. Não é
simples conectar um sistema moderno de gestão documental a um software
jurídico antigo, por exemplo – e essa complexidade de integrar o novo ao
antigo foi citada como barreira por 33% das empresas na pesquisa da
ABES.
Outro ponto
crítico, frequentemente negligenciado pelas empresas, é a gestão
adequada do recebimento das notificações extrajudiciais. Muitas
organizações ainda carecem de processos claros para digitalizar,
centralizar e encaminhar rapidamente esses documentos para seus
departamentos jurídicos. Como resultado, a falta de uma estratégia
estruturada de digitalização e gestão dessas notificações tem provocado
perdas de prazos importantes, aumentando riscos operacionais e legais.
Nesse
sentido, investir em soluções que organizem e centralizem
eletronicamente as notificações recebidas pode representar um grande
diferencial competitivo. Ao garantir que notificações extrajudiciais
sejam rapidamente digitalizadas e distribuídas para as equipes
responsáveis, as empresas minimizam riscos de descumprimento de prazos,
reforçando compliance e evitando prejuízos financeiros e reputacionais
significativos.
Há
ainda a preocupação justificável com segurança da informação:
escritórios lidam com dados altamente sensíveis, de modo que qualquer
falha de segurança na digitalização pode ser desastrosa. De fato, quase
metade dos profissionais (47%) enxerga a segurança de dados como um dos
maiores desafios na implementação de novas tecnologias no jurídico.
Esse
receio inclui o risco de vazamentos, acessos não autorizados ou mesmo
perdas de arquivos por falha técnica – preocupações que precisam ser
mitigadas com soluções robustas de cibersegurança. Além disso,
requisitos legais complexos não desaparecem no mundo digital; ao
contrário, a gestão eletrônica precisa respeitar normas processuais e de
arquivamento.
O uso de novas tecnologias
Mesmo
que ainda existam algumas barreiras, uma série de soluções vêm
impulsionando a transformação digital jurídica no Brasil. A computação
em nuvem, por exemplo, tornou-se aliada natural – armazenar documentos
digitalizados em repositórios em nuvem permite acesso remoto instantâneo
a arquivos, algo indispensável em tempos de trabalho híbrido e para
escritórios com atuação nacional.
Ferramentas
de automação de processos vêm eliminando tarefas manuais: hoje é
possível programar fluxos em que um documento recebido seja
automaticamente protocolado, classificado e direcionado ao responsável,
sem intervenção humana, reduzindo erros e aumentando velocidade. A
própria etapa de digitalização física tem se beneficiado de tecnologias
de reconhecimento de texto (OCR) e classificação automática, de forma
que escanear milhares de páginas não signifique criar milhares de
imagens “mudas”, mas sim documentos pesquisáveis e integrados aos
sistemas.
Tecnologias
de inteligência artificial e aprendizado de máquina também começam a
gerar impacto tangível – desde a classificação inteligente de documentos
por relevância até a análise preditiva de dados para detectar anomalias
em auditorias.
Além
disso, as ferramentas de eletronic discovery (ou e-discovery) são uma
resposta da tecnologia para a gestão desse volume de dados. Trata-se do
conjunto de métodos e ferramentas para filtrar, coletar, preservar e
analisar dados eletrônicos de forma agilizada, visando identificar as
informações que realmente importam em um caso.
Escritórios
de advocacia de ponta já encaram o e-discovery como vantagem
competitiva essencial nos trabalhos de investigação, auditoria e
litígio. Ao empregar tecnologia especializada, é possível automatizar
tarefas repetitivas e acelerar a triagem de documentos, reduzindo
drasticamente tempo e custo em comparação à revisão manual tradicional.
Ferramentas
modernas conseguem, por exemplo, vasculhar milhões de e-mails e
documentos em poucos minutos, aplicar filtros por palavras-chave, datas
ou remetentes, e até usar inteligência artificial para apontar quais
arquivos têm maior probabilidade de conter evidências relevantes. Essa
eficiência permite que as equipes jurídicas concentrem tempo na
estratégia do caso em vez de se afogar em papelada digital.
Nesse
momento de transição em relação à tecnologia no setor jurídico
brasileiro, transformar a gestão documental não é apenas uma questão
operacional, mas estratégica. Significa reduzir riscos, cortar custos
ocultos, aumentar a transparência e estar melhor preparado. Em um
mercado cada vez mais competitivo e regulamentado, liderar essa mudança é
posicionar-se à frente. Aproveitar esse momento de transformação pode
significar, no fim das contas, a diferença entre afundar em informação
desorganizada ou navegar com segurança no oceano digital.
Sobre a Access
A
Access é o maior fornecedor mundial de serviços de gestão de registros e
informações (RIM), com operações nas Américas e Índia. Como um provedor
de soluções de ponta a ponta, com custo-benefício, que atende todo o
ciclo de vida do RIM, a Access ajuda organizações a garantir que seus
registros críticos e confidenciais, tanto físicos quanto digitais, sejam
retidos, gerenciados e processados com segurança, em conformidade com
os mandatos regulatórios. As principais soluções incluem armazenamento
externo; migração de acervo, indexação, digitalização e arquivamento de
registros digitais; e serviços de destruição segura e BPO. Juntas, a
Access e Triyam, uma empresa da Access focada em software para
arquivamento de registros eletrônicos de saúde, foram reconhecidas 16
vezes na lista Inc. 5000; várias vezes reconhecidas pela Newsweek,
incluindo a lista das Melhores Empresas da América de 2024 para
Diversidade e a designação de Melhor Empresa Digital de Saúde do Mundo; e
reconhecidas três vezes como Melhor em KLAS em Arquivamento de Dados.
Para mais informações sobre a Access, visite: https://accesscorp.com
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