Como a Assinatura Digital pode contribuir com a Gestão de Terceiros?

 

A busca por maior agilidade, segurança, controle e redução de custos dentro das companhias, passa impreterivelmente pela implementação de plataformas tecnológicas e parceria com consultorias e empresas especializas em gestão. Sob esse ponto de vista, a Assinatura Digital é uma tecnologia já consolidada no mundo corporativo. Do mesmo modo, a Gestão de Terceiros é um processo de suma relevância que visa a mitigação de riscos nas relações comerciais com prestadores de serviços e auxilia as empresas no cumprimento do compliance. Nesse sentido, podemos concluir que tanto a Assinatura Digital como a Gestão de Terceiros são pilares fundamentais quando falamos em segurança, economia, controle e agilidade no mundo corporativo. Posto isso, a QualiSign, empresa especializada em serviços de formalização digital e a Bernhoetf, empresa com expertise em Gestão de Terceiros, esclarece nesse artigo os principais pontos sobre o tema. Quais as características da Gestão de Terceiros? A Gestão de Terceiros é o processo de controlar os riscos de fornecedores através da gestão eletrônica de documentos. Ou seja, através de um fluxo em que os fornecedores precisam disponibilizar informações sobre os seus colaboradores e a gestão de terceiros analisa todos os documentos para verificar se as exigências legais e contratuais estão sendo realizadas. Portanto, a Gestão de Terceiros tem como características principais: – Redução de passivos trabalhistas de fornecedores e da quantidade de processos trabalhistas advindo de terceiros; – Redução riscos de acidentes e óbitos na operação; – Facilitar o controle de validade da documentação dos terceirizados; – Entregar dados para entender quais os riscos dos fornecedores; – Mitigar riscos altos de reputação; – Antecipar possíveis falências de fornecedores; – Facilitar a garantia de cumprimento de normas regulamentadoras. A partir do momento que o documento é recebido, ele é analisado e os fornecedores são monitorados, com isso, há uma redução das dores mencionadas acima. Quais as principais contribuições que a Assinatura Digital pode proporcionar para a Gestão de Terceiros? O grande desafio da Gestão de Terceiros é o volume de documentos e informações que precisam ser analisadas. Nesse sentido, a tecnologia é algo fundamental. Assim sendo, a Assinatura Digital é um grande facilitador, pois ela traz toda a segurança necessária e agiliza as atividades dos fornecedores para cumprir com algumas obrigações do processo, além de oferecer mais segurança que uma assinatura manuscrita, tendo em vista que consta a data e horário que a assinatura foi realizada, eliminando, portanto, risco de fraudes. Entretanto, há casos, onde, na análise da documentação constata-se assinaturas manuscritas “coladas” no documento, o que não traz a segurança que a pessoa responsável de fato reconhece e concorda com o documento. Resultados que a Assinatura Digital e a Gestão de Terceiros podem retornar às empresas O objetivo da Gestão de Terceiros é controlar a documentação de fornecedores para que no futuro não se tenha problemas com processos trabalhistas, acidentes, mortes, falência e etc. Logo, são documentações muito relevantes, pois, grandes empresas muitas vezes têm parte de sua operação totalmente dependente de fornecedores, e se acontecer algo com esse fornecedor, pode significar uma perda muito grande de receita. Portanto, quando se fala de Assinatura Digital junto a Gestão de Terceiros, os benefícios são: – Agilidade e Produtividade: Se um funcionário precisar assinar um documento, mas está em outra região, com a assinatura digital não faria diferença. Então, em um momento onde muitas pessoas trabalham home office, estão espalhadas por vários locais, está fazendo cada vez menos sentido as assinaturas manuais. – Redução de Custo e Sustentabilidade: Sem a necessidade de impressão e envio de grandes quantidades de papéis para coletar assinaturas, acaba que se tem uma grande redução de custos e boas práticas de sustentabilidade. – Arquivamento: Com documentos em nuvem, não existe a necessidade de arquivar quantidades enormes de documentos na empresa. – Com a assinatura digital, todos os envolvidos (terceiro, empresa fornecedora e cliente) ganham tempo, segurança e redução de custos no processo. Quais documentos da Gestão de Terceiros podem ser assinados digitalmente? Geralmente existe um equívoco no pensamento de que a Assinatura Digital é exclusiva para documentos de contrato, mas não é. Sob esse ponto de vista, segue abaixo alguns documentos trabalhistas e de saúde e segurança do trabalho analisados na Gestão de Terceiros que podem ser assinados digitalmente: SST PCMSO – Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional; PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos; PCMAT – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil; PPR – Programa de Proteção Respiratória; Laudos de insalubridade e periculosidade (LTCAT, LTIP); Análise Ergonômica de Trabalho – AET; Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras; Entre outros. Trabalhista Folha de pagamento para registros de férias e outros documentos; Contrato de emprego; Acordos de bônus; Termos de serviço comerciais; Dados pessoais do colaborador; Certificação de treinamento; Notificação de dispensa indefinida ou temporária; Acordo de fim de contrato; Contratos; Folha de Pagamento; Cartões de ponto; Concessão de férias; Entre outros. Sobre a QualiSign: A QualiSign é uma empresa 100% nacional, com quase três décadas de experiência no mercado. Possui uma gama de serviços de formalização digital, como: Assinatura Digital e Eletrônica, Aceite Digital, além de serviço de envio de notificações por e-mail com comprovação de entrega, Carimbo de Tempo e Certificação Digital. Além disso, é autoridade de registro de Certificado Digital vinculada à ICP-Brasil e de Carimbo de Tempo, homologada pelo Observatório Nacional. Sobre a Bernhoeft: Bernhoeft atua com empresas nacionais e multinacionais de diferentes portes e segmentos e conta com um time de cerca de 550 profissionais com expertise em Cálculos Judiciais, Gestão de Riscos com Terceiros, Contabilidade, Automação de Negócios e Consultoria Tributária. Atualmente está presente em 6 dos principais centros urbanos do país. Com mais de 20 anos de história, seu diferencial está na metodologia própria de trabalho, softwares que agilizam nossos projetos e minimizam erros, além de uma equipe de especialistas que realizam atividades que agregam valor aos clientes. Baixo o conteúdo na íntegra clicando no botão abaixo.

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