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O Impacto da Formalização Digital na área jurídica

Nos últimos anos, não só por conta da pandemia que afetou a todos, a área jurídica das empresas vem se transformando de maneira muito rápida. O Direito digital, embora recente, é incrivelmente rico de casos e podemos dizer que o tema tecnologia impulsionou os advogados a se atualizarem e entenderem mais profundamente algumas questões tecnológicas.

Nessa perspectiva, com todo esse volume de informações e dados, hoje, o departamento jurídico ocupa um papel ainda mais relevante dentro das companhias. É ele que atua em diversos temas empresariais apoiando e orientando as questões de privacidade e proteção de dados (LGPD), confidencialidade, direito digital, análise de riscos e uma série de outros assuntos, além daqueles mais tradicionais como contencioso, trabalhista, entre outros.

Sob essa ótica, recursos tecnológicos são também fundamentais a fim de proporcionar uma experiência qualificada no âmbito jurídico. É essencial a tecnologia como ferramenta para aumento de produtividade e como fator de segurança diante deste cenário. Entre esses recursos, está a formalização digital que além da assinatura digital e eletrônica, abrange outras soluções com uso seguro por meio digital que outrora só eram realizados em papel. Desde então, a área jurídica tem sido fundamental para o apoio e muitas vezes na liderança da transformação digital destes processos nas empresas.

Assinatura Digital e Eletrônica

Entre os principais serviços da formalização digital no âmbito da área jurídica, se encontra a assinatura digital e eletrônica. A primeira, para ser efetuada, é necessário a utilização de um certificado digital, que é a identidade de pessoas físicas e jurídicas no âmbito da internet, portanto, possui validade jurídica inquestionável. Por sua vez, a assinatura eletrônica pode ser efetuada com login e senha, biometria, reconhecimento facial, entre outros e possui evidências técnicas para eventuais atos comprobatórios. Sendo assim, os profissionais do jurídico podem aplicar a assinatura digital e eletrônica em diversas situações, como em:

– Contratos;

– Documentos Societários;

– Procurações;

– Petições;

– Notificações legais;

– Entre outros.

Validade Jurídica

A assinatura digital possui validade jurídica inquestionável, conforme instituído na MP 2.200-2, que equipara a assinatura digital à assinatura de próprio punho. Essa MP instituiu a ICP-Brasil, a qual assegura a autenticidade, integridade, não-repúdio e irretroatividade em relação aos signatários nas declarações constantes nos documentos eletrônicos.

Por outro lado, os demais tipos de assinaturas eletrônicas necessitam de evidências técnicas para eventual comprovação de autoria. Contudo, o Artigo 107 do código civil, enfatiza: “A validade da declaração de vontade não dependerá da forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir”. Então, é possível concluir que outros tipos de assinatura eletrônica também estão em conformidade com dispositivos da legislação. Ademais, a própria MP 2.200 de 2001 no §2 do artigo 10 dessa MP, diz: “O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.”

Por fim, também é importante mencionarmos acerca da Lei 14063 que trata sobre as assinaturas eletrônicas na área pública definindo em três tipos de assinaturas válidas: simples, avançada e qualificada. De acordo com Maria Arrais, advogada e Digital Innovation Advisor da QualiSign, a assinatura eletrônica qualificada possui o nível mais elevado de confiabilidade devido a segurança dos critérios e normas impostos pela MP 2.200-2.

“As duas primeiras podem ser consideradas assinaturas eletrônicas (que não utiliza um certificado digital). Já a qualificada equivale à uma assinatura digital pois utiliza um certificado digital no momento da formalização”.

Carimbo de Tempo nos trâmites da Área Jurídica

O Carimbo de Tempo trata-se de um selo que atesta e assegura de forma idônea a data e hora após o evento ter ocorrido, por exemplo, as assinaturas digitais de um determinado contrato. Com isso, ele cria evidências de sua existência temporal e faz prova de que o documento ou transação já existia naquele momento.

Em suma, o Carimbo de Tempo assegura a autenticidade e integridade das informações e a não violabilidade do documento no período decorrido após a assinatura, produzindo elementos de prova suficiente para o negócio jurídico.

Esse serviço pode ser aplicado em registros de transações eletrônicas, assinaturas digitais e em diversos eventos no âmbito digital onde faz-se necessário a garantia da tempestividade, portanto, é muito útil para diversas tratativas da área jurídica.

Envio de e-mails com comprovação de entrega na Área Jurídica

O sistema judiciário brasileiro passou a acompanhar as inovações tecnológicas e utilizá-las a seu favor, na tentativa de entregar um serviço mais célere. Uma dessas adaptações é a incorporação de tecnologias na rotina jurídica, incluindo o uso de e-mails para notificações extrajudiciais.

Contudo, não é qualquer e-mail que pode substituir um AR- Aviso de Recebimento. De acordo com o Advogado e Analista da CERS Paolo Lima, é necessário que estes possuam a capacidade de serem acompanhados durante todo o procedimento de envio e recebimento.

“Esse método oferece benefícios notáveis, sendo mais econômico, rápido e conveniente em comparação ao envio tradicional de cartas registradas. Um exemplo de empresas lidando com um grande número de clientes inadimplentes ilustra como essa abordagem pode ser vantajosa. A jurisprudência dos tribunais já começou a mudar, aceitando o uso de e-mails para notificações extrajudiciais, o que pode ser observado no Acórdão 1645461 do TJDFT, por exemplo”, diz Paolo.

Entretanto, para que a substituição dos métodos tradicionais seja confiável, é crucial que as tecnologias empregadas sejam seguras. Por isso, as notificações eletrônicas que substituem a AR tradicional (papel) contam com sistemas de segurança avançados, que registram todas as interações relacionadas ao conteúdo da notificação. De acordo com Paolo, essas informações são acessíveis e gerenciáveis diretamente a partir do painel de envio da notificação.

“Isso não apenas reforça a validade do método, mas também oferece um nível adicional de comprovação em situações legais”.

As notificações por e-mail estão encontrando aplicação em diversos cenários. Além das notificações extrajudiciais, de cobrança e contratuais, elas também podem ser usadas para convocações e acordos. A crescente versatilidade das notificações por e-mail reflete sua adaptabilidade às necessidades modernas e a sua capacidade de fornecer uma alternativa eficiente aos métodos tradicionais.

A QualiSign

A QualiSign é uma empresa com quase três décadas no mercado que disponibiliza uma gama de serviços de formalização digital como: assinatura digital e eletrônica, carimbo de tempo, envio de e-mail com comprovação de entrega, certificado digital e aceite digital entre outros.

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