www.cabresto.blogspot.com : Como a assinatura eletrônica pode contribuir com a área de RH?

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A tramitação de documentos dentro das empresas é algo corriqueiro que exige segurança e também celeridade. Algumas áreas como: compras, jurídico e área de RH, lidam frequentemente com documentos e muitos deles, com teores sensíveis. Nesse cenário, exige-se recursos tecnológicos que garantam essa segurança e proporcione maior rapidez. Sob esse ponto de vista, a assinatura eletrônica e demais serviços de formalização digital trazem diversas vantagens para todas as áreas empresariais, sobretudo a de Recursos Humanos.

Benefícios da assinatura eletrônica na área de RH

A adoção da assinatura eletrônica no cotidiano das áreas de Recursos Humanos gera diversos benefícios, tanto para os profissionais de RH quanto para os demais colaboradores da empresa. Nesse contexto, podemos mencionar algumas das principais vantagens observadas, como:

– Redução de custos e sustentabilidade

Ao trocar a tramitação manual de documentos pelo processo de formalização digital, há menos utilização de papéis e, portanto, uma considerável redução de custos para a empresa. O RH é uma das áreas que mais lidam com documentos em sua rotina. Nesse sentido, com a assinatura eletrônica, não é mais necessário gastos com impressão, cópia e digitalização, armazenamento, transportes para coleta e entrega de documentos e eventuais reconhecimentos de firma em cartório. Tudo é feito de forma eletrônica, com a formalização digital. Além disso, ao abolir a tramitação física de papéis, o RH contribui substancialmente com o meio ambiente, podendo fomentar essa prática com as demais áreas.

– Agilidade

Com a assinatura eletrônica a gestão de documentos dentro do RH é desburocratizada. Sendo assim, folhas de ponto, contratos de trabalho, solicitação de benefícios, avisos de férias, entre outros documentos, podem ser formalizados em poucos segundos.

– Integridade na guarda de documentos

No RH há tramitação de documentos com teores sensíveis e privados. Por exemplo: holerites, atestados, benefícios, demissões, documentos pessoais de colaboradores, entre outros. Logo, ao armazenar esses documentos de forma física, existe risco de fraudes, deteriorações e até de perdas. Contudo, ao armazená-los no mundo digital, eles ficam em servidores seguros e podem ser acessados com praticidade sempre que necessário pelos profissionais de Recursos Humanos.

– Produtividade

Quando os colaboradores não precisam mais se preocupar com impressão de documentos, solicitação de assinatura física, digitalização, armazenamento, entre outras atividades manuais, o foco dos profissionais pode ser direcionado para atividades menos operacionais do departamento de RH. Portanto, o tempo do RH pode ser otimizado proporcionando assim maior produtividade.

– Mobilidade

A implementação da assinatura eletrônica e outros serviços de formalização digital na rotina dos profissionais de RH segue as tendências tecnológicas do mercado. Sendo assim, é possível assinar documentos a qualquer momento, em qualquer lugar. Colaboradores e prestadores de serviços trabalhando e vivendo em locais remotos, podem formalizar e regularizar documentos requeridos pela empresa por meio da assinatura eletrônica. Executivos também podem viajar e se deslocar para qualquer local que poderão assinar importantes documentos de forma remota e com segurança.

– Validade Jurídica

Os profissionais de RH podem utilizar, dependendo da situação, tanto a assinatura digital (que utiliza um certificado digital), quanto outros tipos de assinaturas eletrônicas (que não necessitam de um certificado digital para assinar). A assinatura eletrônica (sem certificado) pode ser utilizada, por exemplo, em marcação de pontos, holerites, concessão de férias e benefícios. Já a assinatura digital (com certificado digital), pode ser empregada no acesso dos serviços de órgãos públicos como o eSocial e em documentos de Saúde e Segurança do Trabalho, como veremos mais adiante.

Vale lembrar que a assinatura digital possui validade jurídica inquestionável, conforme instituído na MP 2.200-2, que equipara a assinatura digital à assinatura de próprio punho. Já os demais tipos de assinaturas eletrônicas necessitam de evidências técnicas para eventual comprovação de autoria. Contudo, o Artigo 107 do código civil, salienta: “A validade da declaração de vontade não dependerá da forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir”. Então, concluímos que outros tipos de assinatura eletrônica também estão em conformidade com dispositivos da legislação.

– Melhor experiência

Quando se implementa a marcação de ponto eletrônico, por exemplo, os colaboradores podem marcar o ponto por meio de variados dispositivos e gerir as suas horas de forma digital com facilidade. Logo, a experiência é melhor.

Compliance e Legislações na área de RH

Ao utilizar os serviços de formalização digital o RH está respaldado por diversas legislações para cumprir as regras cada vez mais rígidas de políticas da empresa e de leis e outros padrões de controle exigidos pelo mercado. A Lei da Liberdade Econômica (13.874), sancionada em 2019, menciona sobre a emissão da carteira de trabalho preferencialmente pelo meio eletrônico (carteira de trabalho digital) e é criado um sistema mais simplificado do eSocial.

Ademais, a Portaria nº 211 de 11/04/2019, que dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônica de documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho, passou a ser obrigatória em todas as empresas em 2021 e trata da previsão explícita da utilização da Assinatura Digital (realizada por meio de um Certificado Digital) desde que, em conformidade com os padrões determinados pela ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. Embora os documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho não sejam de total incumbência da Área de RH, há estreita relação visto que geralmente os profissionais de recursos humanos aplicam técnicas no âmbito da saúde ocupacional e segurança do trabalho, seja diretamente ou em forma de intermediação entre empresas terceirizadas.

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